Organisieren im Büro
„Alles eine Frage der Organisation!“ – diese Antwort erhält man häufig, wenn man Personen danach fragt, wie sie komplexe und vielschichtige, manchmal einander widersprechende Abläufe geregelt kriegen. Kinder und Karriere oder die Krankheitsvertretung für zwei Kollegen während der Endphase des eigenen Projekts – oft ist am Ende des Tages noch einiges an Aufgaben übrig. Kein gutes Gefühl, sich so aufreiben zu müssen. Aber auch Grund für Stolz und „inneres Schulterklopfen“, weil es eben doch meistens ganz gut klappt mit der Büroorganisation!
Priorisierung und Organisation
Die zwei Zauberworte für Gelassenheit auch während stressigen Phasen lauten: Prioritäten setzen und gute Organisation. Im Büroalltag beispielsweise lässt sich enorm viel Zeit (und auch Nerven) sparen, wenn die Ablagestruktur stimmt. Rund ein Jahr seines Lebens verbringt der Mensch mit der Suche nach verloren gegangenen Dingen – unvorstellbar was wir mit dieser Zeit alles anfangen könnten!
Das richtige Büroablagesystem
Um Struktur in die Bürounterlagen zu bekommen, gibt es verschiedene Ansätze. Haben Sie und Ihre Kollegen einmal die für sie passende Struktur gefunden, ziehen Sie sie strikt durch – nur dann funktioniert’s!
Die gängigsten Methoden für ein funktionierendes Ablagesystem sind:
- Alphabetisch: Ideal, wenn die meisten Unterlagen nach Namen von Auftraggebern, Patienten oder Kunden sortiert werden
- Thema oder Kategorie: Die meisten Ablagesysteme sind nach Thema oder Kategorie organisiert
- Numerisch/Chronologisch. Bietet sich an, wenn Unterlagen hauptsächlich aus nummeriertem oder datiertem Material bestehen, z.B. nach Aufträgen oder Rechnungen
Sortieren, Sortieren, Sortieren
Alle Unterlagen werden nun nach Kategorien sortiert. Vermeiden Sie zu hohe Stapel und bilden Sie stattdessen lieber weitere Unterkategorien. Besteht ein Stapel jedoch aus nur wenigen Blättern, überdenken Sie die Kategorienbezeichnung. Eventuell kombinieren Sie mehrere kleine Stapel und finden einen neuen Kategorien-Namen? Mehrseitige Dokumente „bündeln“ Sie am besten mithilfe eines Hefters (gibt es klassisch mit Klammern, aber auch klammerlos oder elektrisch). Alternativen sind die Büroklammer oder der Heftstreifen.Die Ablage
Für die Ablage sind die sogenannten Dokumentenmappen oder Sammelmappen ideal. Achten Sie auf eine gut sichtbare Beschriftung oder Etikettierung. Nun haben Sie auf dem Schreibtisch keine losen Unterlagen „herumfahren" - perfekt für eine funktionierende Büroorganisation. Die Briefablagen, Briefkörbe oder Schubladenboxen auf dem Schreibtisch dienen lediglich zur Zwischenablage und beherbergen nur die Unterlagen, die unmittelbar bearbeitet werden müssen (Posteingang, offene Rechnungen, aktuelle Projekte…). Alles andere wird am Ende eines Arbeitstages in das Ablagesystem einsortiert. Dies erfordert Disziplin und gelingt ein wenig leichter mit den niedrigen Ablagekörben von rund 7 cm Höhe – da diese zu einem früheren Zeitpunkt durch schieres Überlaufen zum Sortieren zwingen.Archivieren
In regelmässigen Abständen gehen Sie nun Ihre Dokumentenmappen durch: Welche Projekte sind beendet? Welche Unterlagen laufender Projekte werden im aktuellen Ablauf nicht mehr benötigt? Diese Unterlagen werden dann archiviert - die Dokumentenmappen in passenden Archivboxen, Aktenordner praktischerweise in einer von vorne einsehbaren Multifunktions-Box (erleichtert das Wiederfinden einzelner Ordner – vorausgesetzt, diese wurden ordnungsgemäss beschriftet!). Praktisch für die Archivierung von Hängeregistermappen: Die speziellen Universalbehälter, in die sich die Hängemappen einfach archivieren lassen.Ist Organisation im Büro wirklich alles?
Am Ende des Tages werden, selbst mit der besten Organisation, nicht selten Aufgaben liegen geblieben sein. Sagen Sie sich, dass Sie einen guten Kampf gekämpft haben. Klopfen Sie sich auf die Schulter und strukturieren Sie, unter Einbindung der liegengebliebenen Arbeit, die Aufgaben für den kommenden Tag um. Was hat Priorität? Oder, wie unsere französischen Kollegen sagen: Une chose apres l’autre – eins nach dem anderen!
Wenn Ihnen aber das Gefühl, es (mal wieder) nicht geschafft zu haben über einen längeren Zeitraum hinweg zusetzt, wird es Zeit, etwas Grundlegendes zu ändern. Sprechen Sie mit Ihren Kollegen und Ihrem Chef über Ihr Arbeitspensum. Wer kann Aufgaben übernehmen? Wie lassen sich anfallende Arbeiten umstrukturieren? Auch gelegentlich einmal „Nein“ zu sagen gehört zu guter Organisation!