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Briefumschlag im richtigen Format

Der Briefumschlag – Praktische Hülle in passendem Format

Laut dem Statistik Portal statista, beförderte die Deutsche Post 2014 rund 20,5 Milliarden Briefe. Bemerkenswert wenn man sich überlegt, dass wir immer mehr per E-Mail erledigen. Damit beim Versand der Briefe alles reibungslos funktioniert, gibt es neben dem Briefgeheimnis auch Normen für Briefumschläge und das Verfassen von Geschäftsbriefen.

Wie sehr uns die DIN Papierformate, festgelegt in der DIN 476, das Leben erleichtern, haben wir bereits im letzten Blog erläutert. Diese Papierformate bilden auch die Grundlage für die Standardgrößen für Briefumschläge, die in der DIN 678 sowie der ISO 269 definiert sind. Durch die Norm soll die Auswahl an möglichen Formaten eingeschränkt werden, um so den Briefverkehr und damit auch die automatisierte Logistik, Sortierung und Verteilung der Briefumschläge durch die Post zu vereinfachen. Für Briefumschläge sind die Papierformatreihen DIN B und DIN C vorgesehen. Daneben gibt es natürlich auch zahlreiche Sonderformate, wie quadratische Briefumschläge oder Umschläge in Übergrößen.

Die Formate der DIN C-Reihe werden am häufigsten für Briefumschläge und Versandtaschen verwendet. In diesen Umschlägen und Taschen finden DIN A-Formate genügend Platz um kosten- und platzsparend auf dem Postweg verschickt werden zu können. Zudem fassen nahezu alle Briefkästen Umschläge bis zu einem Format von DIN C4 (teilweise sogar DIN B4), ohne dass der Umschlag geknickt werden muss. Denn selbstverständlich ist auch die gängige Briefkastenöffnung genormt (DIN EN 13724).

Die Wahl des richtigen Briefumschlag-Formates

Als Auswahlhilfe für den passenden Briefumschlag, haben wir in folgender Tabelle die Standardgrößen aus der ISO269 und DIN678 aufgeführt und mit der Angabe des passenden Porto der Schweizer Post ergänzt.

Tabelle mit Briefformaten und jeweiligem Porto

Die Verschlussarten bei Briefumschlägen

Damit beim Brief verschicken auch wirklich nichts schief läuft muss der Briefumschlag natürlich verschlossen werden. Je nach Bedarf  gibt es unterschiedliche Verschlussarten. hier ist es entscheidend auf die Haltbarkeit des Klebers zu achten:

  • Nassklebung: Bei der Nassklebung ist auf der Verschlusslasche eine Gummierung aufgetragen. In Kombination mit Feuchtigkeit wird dieser Leim aktiviert und die Lasche verschließt nach der Befeuchtung den Umschlag. Umschläge mit Nassklebung können sie mindestens ein halbes Jahr ohne Klebeverlust lagern.
  • Haftklebung: Bei der Haftklebung ist keine Befeuchtung notwendig, der Klebestreifen auf der Verschlusslasche ist durch einen Abdeckstreifen geschützt. Wird dieser abgezogen kann der Umschlag einfach verschlossen werden. Diese Verschlussart hat mit 2 Jahren eine besonders lange Haltbarkeit.
  • Selbstklebung: Bei dem selbstklebenden Verschluss besteht der Leim aus 2 Komponenten. Ein Klebestreifen befindet sich auf der Verschlusslasche, der andere befindet sich auf der Rückseite des Briefumschlages. Der Leim klebt durch das einfache Zusammenfügen von Lasche und Rückseite. Diese Klebemethode hat eine Haltbarkeit von 6 Monaten.

Der Geschäftsbrief

Und weil wir gerade beim Thema Normen sind: Auch beim Geschäftsbrief schreiben gibt es Regeln, schließlich muss der Brief optimal in den Umschlag mit Fenster passen. In der DIN 5008 sind die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung im Geschäftsbrief festgelegt. Sie beinhaltet unter anderen die Größe und Positionen von Briefkopf, Anschriftfeld und Falzmarke. Man unterscheidet dabei zwischen der Geschäftsbrief Vorlage A mit kleinem Briefkopf und der Geschäftsbrief Vorlage B mit erweitertem Briefkopf. Mit unseren Vorlagen kann also auch beim Schreiben des Geschäftsbriefes nichts mehr schief gehen.