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Auftragsvorbereitung: Tipps für die Optimierung

Die Auftragsvorbereitung ist ein wichtiger Punkt in der Lagerlogistik und ein wichtiger Schritt, um Ihre Kunden termingerecht zu beliefern. Dabei gelten zwei Grundsätze: Tu es schnell, aber vor allem: Tu es richtig! :-)

Wir fassen Ihnen hier zusammen, wie Sie Ihre Abläufe besser organisieren können und wie Sie Fehler vermeiden können.

Was ist Auftragsvorbereitung?

Die Auftragsvorbereitung besteht darin, die bestellten Artikel im Lager zusammenzusuchen und sie zu einer Lieferung zusammenzupacken, bevor sie dann an den Kunden geliefert werden. Diesen Vorgang nennt man auch Kommissionieren.

Unabhängig davon, welche Methode verwendet wird, folgt die Auftragsvorbereitung folgenden Schritten in genannter Reihenfolge:

  • Picking: Die Phase des Sammelns der einzelnen Gegenstände von ihren Lagerorten.
  • Sortieren: Eine Phase, die höchste Sorgfalt erfordert! Es gilt, die einzelnen Artikel zu identifizieren und zu sammeln, die jeder einzelnen Bestellung entsprechen.
  • Verpackung: Sobald die Produkte gesammelt und nach Bestellung sortiert sind, werden sie für den Versand verpackt.

Die wesentlichen Informationen, die Sie Ihrem Auftragsbearbeiter zur Verfügung stellen müssen

Auch Auftragsbearbeiter sind „nur“ Menschen. Um Fehler in der Vorbereitung zu vermeiden, müssen Sie ihm bzw. ihr die richtigen Informationen zur Verfügung stellen. Je besser die Infos, desto grösser die Zeitersparnis, die Produktivität und die Genauigkeit. Und hier sind sie, die wichtigsten Informationen, die Sie brauchen, bevor Sie die Produkte abholen:

  • Die Picking-Adresse (die exakten Lagerkoordinaten), wo das Produkt zu finden ist
  • Die Anzahl der Produkte, die zu sammeln sind sowie die Anzahl der Referenzen. Achtung: Die Produktanzahl ist nicht unbedingt identisch mit der Anzahl Referenzen! Eine Referenz kann durchaus mehrfach pro Auftrag bestellt werden!
  • Sammelbereiche, wo die gesammelten Produkte abgelegt werden können

Diese Daten ermöglichen es dem Auftragsbearbeiter, die Picking-Tour in der Reihenfolge der Kommissionierung von Artikeln zu optimieren – und so Umwege und unnötige, doppelte Wege zu vermeiden.  

Hinweis: Heutzutage werden die zur Vorbereitung einer Bestellung erforderlichen Informationen über Papierdokumente oder elektronische Terminals (tragbar oder im Pickingwagen verbaut) an die Vorbereiter übermittelt.

Verbesserungsmöglichkeiten für die Auftragsbearbeitung

Um Ihre Bestellvorbereitungen zu optimieren, eine minimale Fehlerquote und damit eine höhere Kundenzufriedenheit zu erreichen, können Sie diese Bereiche verbessern.

Verkürzung der Lieferzeit

Uups, verwechselt? Verwechslungen und falsche Angaben von Kommisionierzonen/ Lagerkoordinaten sind absolut keine Kleinigkeit, sondern summieren sich massiv auf und verlängern die Bearbeitungszeit der Kommissionierer. Aber nicht nur die: Auch der Kunde wartet länger auf seine Bestellung.

Falsche oder fehlende Angaben führen also zu verlangsamter Produktivität, was sich nachteilig auf die Lieferkette auswirkt. Um die Picking-Zeiten zu reduzieren, können Sie diese Tipps beherzigen:

  • Entscheiden Sie sich für ein Ranking der Referenzen nach dem ABC-System, in dem die am häufigsten georderten Mengen an den zugänglichsten und nächstgelegenen Standorten gelagert werden. Denn oft entsprechen 80 % des Umsatzes 20 % der Referenzen.
  • Geben Sie der Planung und Vorbereitung ausreichend Gewicht: Eine sorgfältige Vorbereitung braucht Zeit, die sich aber dadurch amortisiert, dass der Picker keine unnötigen Wege zurücklegen muss

Verhindern Sie Arbeitsunterbrechungen

Was könnte schlimmer sein als ein „Griff ins Leere“ bei der Auftragsvorbereitung?

Bestellungen, die unvollständig sind, weil eines oder auch mehrere Produkte fehlen, können sie nicht versendet werden. Die gesamte Lieferung fällt also im Timing zurück. Um dies zu vermeiden, sollten Sie:

  • Den Warenverkehr über ein zentrales computergestütztes Bestandsmanagementsystem verfolgen und
  • ein automatisches Warnsystems einrichten, dass bei kritischen Beständen Alarm gibt, so dass rechtzeitig reagiert werden kann

Erleichtern Sie den Zugriff auf die Produkte

Einige Kommissioniermethoden können Ihren Bedienern die Arbeit wirklich erleichtern, z. B. die Verwendung von Barcodes. Wie funktionieren die?

Mit einem Bordcomputerterminal müssen Sie nur die Barcodes der Artikel scannen, um sicherzustellen, dass Sie sich vor dem richtigen Ort und der richtigen Produktreferenz befinden. Dieses System hat gleich zwei immense Vorteile: Die Fehlerquote sinkt und der Status von Beständen im Kommissionierbereich lässt sich in Echtzeit verfolgen.

Optimierung der Zugänglichkeit der Artikel

Der Entnahmebereich muss so geplant und organisiert werden, dass alle Produkte von Menschenhand zugänglich sind.

Vermeiden Sie es, Ihre Produkte in Regalen auf 2 m Höhe zu lagern! Ein solchermaßen erschwerter Zugriff kostet den Kommissionierer viel Zeit – und bringt ihn darüber hinaus dazu, unnötige Risiken einzugehen (Fallgegenstände usw.). Genauso sollten Sie es vermeiden, häufig nachgefragte Produkte zu tief in den Regalen aufzubewahren. Sie werden dann schwer zugänglich.

Wie implementiere ich ein intelligentes Lagersystem?

Eine optimierte Lagerung der Lagerbestände sorgt also für die Sicherheit und ergonomisch möglichst angenehme (und damit: schnelle!) Bewegung der Mitarbeiter. Wie können Sie den Raum diesbezüglich optimieren?

Hier sind einige Tipps für die Lagerung Ihrer Bestände:

  • Organisieren Sie Ihr Warenlager auf logische Weise: Vermeiden Sie die Platzierung schwerer Objekte hoch oben, um die mit der Handhabung verbundenen Risiken zu begrenzen, und stören Sie nicht das richtige Gleichgewicht von Regalen.
  • Richten Sie Gänge ein, die breit genug sind, um nötigenfalls aneinander vorbeilaufen (oder fahren) zu können und/oder zu kreuzen. So vermeiden Sie Verzögerungen durch „Staus“ und Unfälle durch riskante Rangiermanöver.
  • Organisieren Sie Ihre Regale nach der Art der Produkte, ihrem Gewicht, etc. Mehr zum Thema Lagerverfahren und einen Überblick über die verschiedenen Regalarten und wofür sie sich jeweils eignen finden Sie bei uns im Blog 

Eine Frage der Organisation

Wie Sie sehen können, kann die Optimierung Ihres Bestellvorbereitungsprozesses nur eine Frage der Organisation und Logik sein. Durch die Vorbereitung detaillierter Bestellungen für die Bearbeiter, die Vorgabe der richtigen Entnahmerouten und das Verstauen Ihrer Produkte, so dass sie zugänglich sind, erhöhen Sie die Produktivität und Ihre tägliche Versandrate.

Und Sie? Wie haben Sie sich eingerichtet, um die Geschwindigkeit der Auftragsvorbereitung zu verbessern? Zögern Sie nicht, Ihre Tipps und Ratschläge im Kommentar unten zu teilen.